Советы тем, кто переходит на удалённую работу в связи с COVID-19

Вспышка COVID-19 вынудила, по примерным оценкам, 900 миллионов человек во всем мире остаться дома. Люди совершенно разных профессий перешли на удаленную работу, чтобы предотвратить распространение вируса в офисах. Для многих архитекторов это, несомненно, новая территория. Поверьте, можно не только работать из дома, но и использовать это время, чтобы значительно повысить свои навыки, знания и развитие как профессионала.

Теперь цифровые технологии будут необходимы для продолжения сотрудничества между коллегами и клиентами. Сегодня мы публикуем обширный список советов и ресурсов, которые могут помочь организовать «удалёнку», восстановить уверенность в себе и активизировать ваше воображение.

Хотя пандемия коронавируса принесла волну печали, неопределенности и разрушения, мы хотим напомнить, что мы не в силах контролировать все вокруг, мы, однако, полностью контролируем наши реакции и наше время. Мы призываем всех делать то, что мы делаем лучше всего: смотреть в будущее с оптимизмом и творчеством, и адаптироваться к нынешним обстоятельствам. И когда пандемия коронавируса пройдет, а это произойдет, мы будем готовы спроектировать лучшее будущее вместе.

Общие советы

Следуйте официальным рекомендациям: в дополнение к полезным советам в этой статье, важно следовать рекомендациям нашего правительства и местных органов здравоохранения.

Ограничьте свой новостной фон : важно быть в курсе последних событий из авторитетных источников. Однако постоянный мониторинг новостей и социальных сетей не только нарушит ваш рабочий процесс, но и без необходимости увеличит беспокойство. Во время рабочего дня полностью избегайте новостей, раз в сутки будет достаточным.

Поддерживайте рутину: даже когда работаете из дома, ежедневная рутина важна для поддержания вашей производительности, психического здоровья и счастья. Подробные советы будут даны ниже.

Оставайтесь на связи и оказывайте успокаивающее влияние : вполне естественно, что люди начинают беспокоиться или тревожиться во время таких волнений. Главная цель этой статьи состоит в том, чтобы подчеркнуть, как время на самоизоляции может стать главной позитивной возможностью, позволяющей вам получить и новые навыки, и привычки и знания. Поддерживая контакт с друзьями и семьей, делайте это в том же духе позитива и доброты.

Ведение рабочего процесса: программное обеспечение и технологии

Перенесите свои проекты в облако. Например, многие системы проектирования предлагают облачные сервисы, такие как Autodesk BIM 360 и Graphisoft BIMcloud, Splashtop. Для разных сфер деятельности будут свои решения.

Переместите файлы и папки в облако. Такие платформы, как Dropbox и Google Drive, позволяют бесплатно хранить и обмениваться информацией безопасно. Сервисы легко интегрируются с панелями окон проводника на компьютере.

Запаситесь приложениями. Используйте лучшие приложения для вашей сферы деятельности. Упростят работу и дадут больше возможностей.

Готовьте документы вместе. используйте Microsoft Office 365 или  Google G-Suite, чтобы позволить всем членам команды редактировать текстовые файлы, электронные таблицы и презентации одновременно.

Оставайтесь в тесном контакте. Моментальные сообщения помогают решать быстровозникающие вопросы. Для обмена сообщений используйте Telegram. Базовая бесплатная версия Slack по-прежнему является полезным инструментом, позволяет пользователям подключать свои календари Google, Трелло доски и даже списки дней рождения. Убедитесь, что ваш интерфейс Slack правильно структурирован – слишком много каналов будет означать, что информация слишком разрозненна и будет потеряна. Наша стратегия заключается в организации каналов по местоположению команды и цели команды. Slack также позволяет членам команды сигнализировать о своем «статусе», сообщая другим, что они находятся на собрании, в отъезде, больны или доступны.

Регулярно проводите виртуальные встречи. В последнее время популярность набирает Zoom, для использования достаточно зарегистрироваться. Программа позволяет созваниваться и создавать видеоконференции. Проведение видеоконференций имеет важное значение для поддержания чувства общности среди коллег и избежания неправильного толкования, поэтому используйте их с максимальной эффективностью.

Управление проектами и ресурсами.  Для ведения проектов членами команды есть множество удобных и полезных сервисов. Трелло, ПланФикс и другие платформы планинга и контроля за выполнением дел.

Сводите свой диапазон инструментов к минимуму: направляйте коммуникацию и общий доступ к файлам через единый канал, не дублируйте и не нагружайте. Аналогичным образом как в офисе, в виртуальной среде необходимо ограничить каналы связи одной текстовой платформой (например, Slack), одной видеоплатформой и одной платформой для обмена файлами. Это позволит свести к минимуму путаницу и недопонимание, а также повысить производительность.

Сделайте порядок на своём ноутбуке. Это позволит находить информацию быстро и легко, а также сэкономит место на жестком диске.

Создание здорового баланса между работой и жизнью

Организуйте рабочее пространство дома. Потратьте немного времени на создание отдельного места для вашего домашнего офиса. Рекомендуется приобрести большой экран или монитор, чтобы обеспечить более плавный рабочий процесс. Если вам кажется, что вы будете работать из дома в течение более чем нескольких недель, также подумайте об инвестировании в хорошую клавиатуру и многофункциональную мышь. Будьте внимательны и к эргономике: найдите кресло с опорой на спинку. Экран также важно разместить на уровень глаз, используйте подставку или книги. Самое главное, убедитесь, что вы создали свое пространство в хорошо проветриваемом помещении, которое имеет доступ к естественному свету. А также подальше от телевизора и холодильника. Найти порцию вдохновения сможете и в нашей недавней статье об организации домашнего офиса.

Пересмотрите свое рабочее время. Работа из дома означает отсутствие долгих поездок на работу и строгого одночасового обеденного перерыва. Изучив свой рабочий процесс, вы можете обнаружить, что это возможно для выполнения ваших задач в течение 5 часов, а не традиционных 8 часов. Используйте это «новое время» как возможность изучить новое программное обеспечение, изучить тему, которая улучшит ваши навыки или любую область вашей жизни.

Смягчите отвлекающие факторы. Возможно, вам поможет использования техники Pomodoro, разбив свое расписание на 25-минутные интенсивные рабочие блоки, разделенные 5-минутными перерывами. Если часто отвлекаетесь на телефоны и интернет, то поместите свой телефон в режим полета/спящий режим и положите подальше от себя.

Найдите свой дзен. Давайте посмотрим правде в глаза, мы все мечтали о том, чтобы кто делает утренние тренировки или практикует йогу вечером. Когда работаем дома, эта точка перехода между работой и личной жизнью является более важной, чем когда-либо. Проверьте бесплатные занятия йогой и медитацией, предназначенные для снятия стресса и беспокойства.

Будьте активны. В зависимости от вашего местоположения, может быть невозможно покинуть свой дом для физических упражнений. Чтобы решить эту проблему, многие блогеры-фитнес тренеры и йога-тренеры запускают онлайн занятия, существуют и приложения на телефоне или видео-уроки, которые помогут сделать это дома. Если это возможно, выходите из дома на прогулку или пробежку, наслаждаясь природой. В любом случае, ежедневные физические тренировки необходимы, как для здоровья, так и для восстановления настроения.

Выключите.  Дисциплина важна на удаленной работе. В то время как жизненно важно поддерживать уровень производительности в течение рабочего дня, не менее важно отключиться от работы, когда это необходимо. составьте список того, на что будете переключать внимание. Сейчас стали открыты многие платные курсы, фильмы, сериалы, книги, музеи, библиотеки и т.д. Найти по интересам достаточно легко.

Онлайн обучение

Изучите новое программное обеспечение: сейчас самое подходящее время, чтобы интегрировать новое программное обеспечение в свой арсенал.

Виртуально посетите музей: хотя многие музеи закрыты для публики, их экспонаты все еще можно исследовать виртуально. Google Arts and Culture предлагают виртуальные туры по десяткам международных музеев, а Национальный Музей Естественной истории Гуггенхайм и Смитсоновский институт также предлагают виртуальные впечатления. В Европе Государственный музей также установил виртуальный опыт. Российские музеи, филармонии, театры и оперы также открыли свои онлайн-сцены.

Приобретите онлайн-курс. Существует множество онлайн-курсов от ведущих университетов, доступных для общественности, до курсов от блогеров и местных компаний. Ищите и вы найдете лучший курс для развития своих профессиональных навыков. Может, вы давно хотели научиться монтировать видео-сюжеты или создавать сценарии для фильмов, — на каждое желание в интернете вы найдёте курс.

Узнайте больше об удаленной работе. Linkedin Learning выпустила отличный курс по удаленной работе, предлагающий советы по адаптации к новой среде и обзор средств виртуальной коммуникации. В России есть знаменитый Helpmi, предоставляющих знания в этой области.

***

В условиях, когда всё может меняться в один миг, быстро адаптироваться и принимать решение становится не просто удобной способностью, а ещё и фактором нашего личного роста. Всем желаем продуктивной работы и здоровья!